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コミュニティワンでまた不祥事|着服・横領は何故繰り返されるのか

コミュニティワン 不祥事 着服 横領
黒ひつじくん
黒ひつじくん
コミュニティワンにまた指示処分か…
なかむー
なかむー
まぁ、毎回場当たり的な対応で「やってます感」出してるだけだし、自浄作用が無いと見るべきだよね。
黒ひつじくん
黒ひつじくん
そういえば前に別の記事で「どことは言いませんが」って書いてた会社って…
なかむー
なかむー
ここです。
黒ひつじくん
黒ひつじくん
やっぱりw

 

2020年2月6日、コミュニティワン株式会社に改善措置指示処分が下されました。

コミュニティワンに限らず、分譲マンションにお住まいの方であれば金銭の着服・横領は他人事ではありません。

 

今回は、

  • 着服・横領はどのようにして起きるのか
  • もう1つの不祥事、「保管口座からの資金移動」って何?
  • コミュニティワンが不祥事を繰り返す理由

 

等についてお話ししたいと思います。

黒ひつじくん
黒ひつじくん
普段あまり管理会社について苦言を呈することはありませんし、立場上管理会社とケンカして良いことは何もないのですが、今回ばかりはあまりにも酷いので辛口でいかせていただきます。

コミュニティワンの不祥事による処分は3回目

コミュニティワン 不祥事 着服 横領

コミュニティワンが国交省から監督処分を下されるのは2015年3月25日、2018年7月13日に続きこれで3回目

 

もはや監督処分の常連となっています。

 

3回とも共通しているのは【従業員による管理組合の金銭の着服・横領】で、指示処分の度に業務改善に取り組むとしながら、今回も防げなかったことになります。

 

ただ、今回は定番の(定番になってはマズいのですが…)「着服・横領」の他にもう1つの不祥事のオマケ付きです。

不祥事の内容と改善策は?

コミュニティワン 不祥事 着服 横領

今回のコミュニティワンの不祥事は次の2つ。

  1. 管理組合の金銭の着服・横領
  2. 収納口座から保管口座への資金移動の未実施

 

です。

①については、実はコミュニティワンに限った話ではなく結構な頻度で発生します(特定非営利活動法人
マンション管理支援協議会のホームページ)。

 

着服・横領というと通帳と印鑑持ってて数百万単位でぶっこ抜きましたとかレバノンへ逃げましたなんてのを想像される方もいるかもしれませんが多くはそうではなくて、よくあるのは備品購入時に私物も一緒に購入してました、というパターン。

 

通常、管理組合の備品や消耗品(コピー用紙やファックスのインクリボン、ゴミ袋や清掃用具)は会社で取りまとめて発注していますが、大至急必要になるものがあったりするとフロントさんや管理員さんが立て替えてお店で買ってきたりすることがあります。

 

手書きの領収書等は何を買ったかの明細までは記載されないものもありますから、この時に自分の飲み物や食べ物を一緒に買っちゃうわけです。

今回のコミュニティワンの金銭の着服・横領もこのパターン。

 

着服とか横領とか犯罪とか以前にリスクとリターンが全く見合ってなくない?と思うのですが、やっちゃう人が後を絶たないんですよね…

黒ひつじくん
黒ひつじくん
こういう話があると詳細を知らずに「管理会社に通帳を預けるのは危険だ!」とか言い出す方がいますが、問題はそこではありません。

細々とした備品購入時の着服については、

  • 何を買ったか明細がわかる領収書を発行してもらう
  • 理事もしくは監事が領収書の明細をチェックする仕組みを作る

ことで防ぐことができます。

保管口座への資金移動の未実施とは?

コミュニティワン 不祥事 着服 横領

さて、コミュニティワンの過去2回の不祥事とはちょっと違うのが「保管口座への資金移動の未実施」

違うというより前からやってたけど表沙汰にならなかっただけなのですが…

 

まずはマンション管理適正化法と施行規則のおさらい。

マンション管理適正化法第七十六条

マンション管理業者は、管理組合から委託を受けて管理する修繕積立金その他国土交通省令で定める財産については、整然と管理する方法として国土交通省令で定める方法により、自己の固有財産及び他の管理組合の財産と分別して管理しなければならない。

マンション管理適正化法施行規則第八十七条(財産の分別管理)抜粋

 法第七十六条の国土交通省令で定める財産は、管理組合又はマンションの区分所有者等から受領した管理費用に充当する金銭又は有価証券とする。
2 法第七十六条に規定する国土交通省令で定める方法は、次の各号に掲げる場合に応じ、それぞれ当該各号に定める方法とする。
一 修繕積立金等が金銭である場合 次のいずれかの方法
イ マンションの区分所有者等から徴収された修繕積立金等金銭を収納口座に預入し、毎月、その月分として徴収された修繕積立金等金銭から当該月中の管理事務に要した費用を控除した残額を、翌月末日までに収納口座から保管口座に移し換え、当該保管口座において預貯金として管理する方法
ロ マンションの区分所有者等から徴収された修繕積立金(金銭に限る。以下この条において同じ。)を保管口座に預入し、当該保管口座において預貯金として管理するとともに、マンションの区分所有者等から徴収された前項に規定する財産(金銭に限る。以下この条において同じ。)を収納口座に預入し、毎月、その月分として徴収された前項に規定する財産から当該月中の管理事務に要した費用を控除した残額を、翌月末日までに収納口座から保管口座に移し換え、当該保管口座において預貯金として管理する方法
ハ マンションの区分所有者等から徴収された修繕積立金等金銭を収納・保管口座に預入し、当該収納・保管口座において預貯金として管理する方法

どういうことかというと、管理会社が管理組合の管理費等を管理する場合、上記施行規則のイ・ロ・ハのどれかの方法でなければならず、多くの管理会社ではイ方式を採用しています。

 

管理会社から配付される重要事項説明書の中で、↓のような【出納フロー図】を見たことありませんか?

コミュニティワン 不祥事 着服 横領

 

 

 

これがイ方式で、④については翌月末日まで(例えば、3月分の管理費等であれば4月末まで)に保管口座に移し替えなければいけないと法律で決まっているわけです。

 

そもそも何で保管口座に移し替えないといけないのか?というと、

  • 収納口座の印鑑は管理会社が持つことができるので、ここにお金があると管理会社が勝手に引き出すことができてしまう(決算書見ればバレるから普通やらないけど…)
  • かといって収納口座に1円も入っていないと毎月定額でかかる費用を支払うために毎回理事長が保管口座の払戻請求書を書いて押印しなければならず手間がかかり不便。

 

という問題があるので、じゃあどうするか?というところで、

  • 1ヶ月分までなら収納口座に入れておいてOK
  • その代わり、管理会社はその1ヶ月分については保証契約を締結してね
  • 翌月末には保管口座(印鑑は理事長保管=管理会社が勝手に出金できない)へ移してね

 

と定められています。

 

で、コミュニティワンではこの「翌月末日までに収納口座から保管口座への移し換え」をやっていないマンションが何棟もあったわけです。

黒ひつじくん
黒ひつじくん
1棟くらいなら「すみません漏れてました」というのもわかりますが、複数棟ですからチェックする仕組みや社内規定がそもそも無いんじゃないのとしか思えません。

コミュニティワンは何故不祥事を繰り返すのか

コミュニティワン 不祥事 着服 横領

今回発覚した「保管口座からの資金移動の未実施」。

もうね、ここに全てが表れてます。

一言でいうなら、

 

度重なる吸収合併で会社の体を成していない。

 

吸収合併やリプレイスの度に他の管理会社や管理組合のやり方を「なんでもやります」で安請け合いするから会社として対応できず支店の担当者任せにするしかない。

 

事業譲渡や吸収合併をした会社は、

  • 藤澤建設(ローヤルシティシリーズ)
  • ライフ・キーパーズ・ジャパン
  • 陽光ビルシステム(グリフィンシリーズ)
  • マリモコミュニティ
  • ティエスコミュニティー

 

ライフ・キーパーズ・ジャパンは2010年7月22日に業務停止処分マリモコミュニティは2011年2月18日に指示処分ティエスコミュニティーは2017年10月20日に指示処分を受けています。

 

多くは語りませんが、私が理事長なら…ねぇ。

コミュニティワン 不祥事 着服 横領

そしてもう1つ。

毎回場当たり的な対応で根本的に解決する気が無い。

 

前回指示処分を受けた時の社長コメントがこれ。

1と2については要するに「社員にちゃんと教育しました」と言うてます。

 

いやいやw

この時すでに2回目ですよね?

私が社長だったら社員のモラルではなく仕組みの問題だと判断しますけどね。

 

だって、同業で更に規模の大きな某G社でこれだけ金銭事故起きてます?

おたくの社員はG社に比べてそんなにモラルの低いアホばっかなの?そんなわけないでしょ(こんな記事書いちゃったからG社さんは絶対やらかさないでねw)

 

で、肝心の3.再発防止策。

(1)(2)は報告、(3)は的外れ、(4)~(6)は文字数足りないからなんか言い訳でもしときたかったの?

 

一応(3)の「e承認サービス」だけ解説しますと、要するに各種支払いの時にフロントが払戻請求書を持っていると組合の口座からぶっこ抜くことができてしまうので、支払い承認はウェブ上で理事長にやってもらいましょう、という話。

 

これ自体は他の管理会社も導入を進めていますし、良い施策だと思います。

 

でもね。

じゃあ現実的にいつまでに全棟e承認サービスでの支払いに移行できるの?って話ですよ。

 

管理受託している管理組合の中には理事長含め役員全員ご年配でスマホもパソコンも全く触ったことが無いってところもあるでしょうし、スマホは使えるけど「ネットは信用できん!」って理事長だっているでしょう。

 

つまり、速やかに移行完了できないのであれば再発防止策としては意味を成さないのですよ。

 

余程のアホじゃなければこんなこと言われんでもわかるでしょうし、現場の社員も「あぁ、この会社は本気で改善する気が無いんだな」って察しますよ。

こういう会社の姿勢こそが、コミュニティワンが不祥事を繰り返す理由の本質だと思います。

 

じゃあ、払戻請求書によるフロントの着服・横領を防ぐには、私だったらどうするか。

 

請求書の受領・理事長への払戻請求書の発送・理事長からの払戻請求書の回収を全て本社で専門部署を作って行います

 

請求書受領から払戻請求書の発送・回収まで誰がいつ行ったか記録して、回収はレターパックで本社直送。フロントさんには一切触らせない。

 

これならすぐできますよ。

だって実際にやってる管理会社ありますから

 

もちろんこの方法で完全に防げるわけではありませんが、いつ導入完了できるかわからないe承認サービスやフロントさんが払戻請求書の回収やるよりはよっぽど確実で安全では?

 

コミュニティワンさん、姿勢見せましょ。

お客さんにも、社員にも。

コミュニティワンでまた不祥事 着服・横領まとめ

今回はコミュニティワンの不祥事、着服・横領についてお話ししましたが、いかがでしたでしょうか。

 

コミュニティワンに限らず、お客様のお金を預かるという業務の性質上、着服・横領等の不祥事を完全に防ぐことは難しいというのは重々承知しています。

 

でも。だからこそ。

【場当たり的】【その場凌ぎ】の対応でお茶を濁さないでほしい。

 

社員は会社の姿勢を見ています。

東急に買収されたからって、「魂」まで売り渡したらダメでしょう。

 

だいぶ辛口で書きましたが、管理会社に愛をこめて。