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管理会社へのクレームの入れ方|苦情のメールや手紙の書き方は?

管理会社 クレーム 入れ方

マンションに住んでいて、設備の不具合や騒音などでイライラ…

管理会社にクレーム(苦情)を入れたいけど、どうしたらいいのか困ったことはありませんか?

 

「クレーム(苦情)の入れ方はどうすればいいの?」

「管理会社へのメールや手紙はどういう書き方をすれば良いの?」

「管理会社に早く対応してもらえるクレームの入れ方や書き方ってあるの?」

 

そのような疑問の声もよく聞きます。

 

そこで今回は、

  • 管理会社にクレーム(苦情)を入れる前に
  • 管理会社へのクレーム(苦情)の入れ方
  • メールや手紙でクレーム(苦情)を入れる時の書き方

 

についてお話ししたいと思います☆

管理会社にクレーム(苦情)を入れる前に

管理会社へのクレーム(苦情)の入れ方についてお話しする前に、大前提として知っておいていただきたいことを先にお伝えします。

 

ここがズレていると無駄にイライラしたり、解決に時間が掛かったりしますので、非常に重要です!

しっかりと理解しましょう☆

賃貸管理会社と共用部管理会社は別物!

管理会社 クレーム 入れ方

この記事を書くにあたって他の方の記事もチェックしているのですが…

賃貸管理会社と共用部管理会社の区別が付かずごちゃまぜになっている人が本当に多い。

 

私の他の記事でも何度か触れていますが、改めて言いますね。

賃貸管理会社と共用部管理会社は全くの別物です。

(時々両方やっている会社もありますが…)

 

賃借人(賃貸で借りて住んでいる人)が、自分は客という認識で「共用部管理会社」にクレーム(苦情)を入れると悲惨です。

クレーム(苦情)の電話を切った後オフィスで、

 

「こいつ賃借人の分際でごちゃごちゃうるせーなw自分が客だと勘違いしてんじゃねーのwww」

 

って意地の悪い社員さん(実際けっこういる)にバカにされます。笑

共用部管理会社の社員さんの中にはそのような認識で電話応対する方も多いため、バカにしたような態度を取られてイライラ…なんてことになりやすい。

 

これが人として正しいかは別問題として、賃借人と共用部管理会社は直接的に契約関係にありませんから、案件にもよりますが契約上は「一応正しい」のです。

 

黒ひつじくん
黒ひつじくん
無用なイライラを避けるためにも、賃貸でお住まいの方はまず「賃貸管理会社」に連絡するのが無難です!

もし賃貸管理会社では対応できない案件だったとしても、賃貸管理会社から共用部管理会社に連絡してもらえますしね☆

クレーム(苦情)は入れても良いが、解決できないものもある

管理会社 クレーム 入れ方

居住者がわざわざ管理会社に連絡するということは、よっぽどお困りなわけですから、クレーム(苦情)を入れるのはOKです(理不尽すぎるものはNGですが)。

 

但し、クレーム(苦情)を入れても管理会社には解決できない事もあるということは理解しておきましょう。

 

例えば、管理会社へのクレーム(苦情)で多いのが騒音に関すること。

 

マンションは皆さんが思っている以上に生活音が響きますし、隣の部屋の人が酒を飲んで騒いでいる等の場合でもその部屋は区分所有者(オーナー)が住んでいたり、賃借人でも別の賃貸管理会社が管理していれば直接注意したり退去させたりはできません

 

騒音に限った話ではありませんが、共同住宅で生活する以上解決のしようが無いものもある、と理解しておきましょう!

 

黒ひつじくん
黒ひつじくん
困った時はつい感情的になりがちですが、管理会社さんもできることとできないことがあります。

ぐっとこらえて冷静に話をしましょう☆

管理会社へのクレーム(苦情)の入れ方

私の経験上、管理会社へのクレーム(苦情)の連絡で特に女性に多いのですが、感情的になってしまい私見と事実がごちゃまぜで具体的にどうしてほしいのかわからない、という方が結構います。

 

管理会社の社員さんも人間ですから、要点のよくわからない電話に延々と付き合わされたらウンザリしてしまい対応がお座成りになってしまうかもしれません。

 

管理会社さんが対応しやすいクレーム(苦情)の入れ方のポイントを整理してみました!

住んでいるマンションの名称と号室

管理会社 クレーム 言い方

「ライオンズマンションの〇〇ですが…」→全国にたくさんあるよ!

「クリオの〇〇です」→神奈川にたくさんあるよ!

「弐番館の〇〇です」→ライオンズかな?ダイアパレスかな?クリオかな?グリフィンかな?てかどこのだよ!

 

ギャグみたいな話ですが、管理会社に電話する時マンション名を言わない人って結構多いんです。笑

 

管理会社さんは物件によって担当者が違いますので、電話をする時は必ず「正確なマンション名と号室」を伝えるようにしましょう!

 

黒ひつじくん
黒ひつじくん
一部のマンションオタク以外は興味が無いかも知れませんが、「Ⅰ」と「Ⅱ」、「壱番館」と「弐番館」、地名の前後に入る横文字(レミントンとかグランデージとかグランシティとかセンターコートとか)が微妙に違う等、「似た名前のマンション」がたくさんありますので、必ず正式名を言うようにしてください!

あなたは所有者?賃借人?

管理会社 クレーム 言い方

管理会社さんはお部屋に住んでいる賃借人だけでなく、区分所有者(オーナー)から電話を受けることもあります。

 

「○○マンション△号室の××です」のような電話の入れ方だと、話の流れで分かることもありますが、電話に出た社員さんが経験の浅い方だと情報が誤って伝わる可能性もあります。

 

所有者なのか賃借人なのかも最初に伝えるようにしましょう!

何に困っているのか、事実を正確に伝える

管理会社 クレーム 入れ方

騒音を例にお話ししますと、よくあるのがこの手のクレーム(苦情)の入れ方。

「〇号室の人が、子どもが飛び跳ねてるんだと思うんですけどなんとかなりません?」

 

これ、何がまずいかわかりますか?

 

まず、なんで〇号室だと断定できるのでしょうか?

次に、「子どもが飛び跳ねている」というのは間違いありませんか?

 

正に冒頭でお話しした「私見と事実がごちゃまぜ」な人の例です。

マンションは生活音がよく響きますので、発生元が上階だと思ったら実は隣や下階の住戸だった、ということはよくあります。

 

また、上階で子どもが飛び跳ねている音かと思ったら下の階の住民が太鼓の達人で遊んでいた、という可能性もあります。

 

このような場合、管理会社さんは「お子様の飛び跳ねる音は防ぎようがないのでお伝えはしますが我慢してください」となるかもしれませんし、貼り紙等で対応してくれたとしても内容が「お子様の飛び跳ねにご注意ください」では太鼓の達人はやめてもらえません

 

管理会社へのクレーム(苦情)の入れ方としては、「私見と事実を分けて正確に」を心がけましょう!

具体的にどのような対策をしてほしいのか

管理会社 クレーム 入れ方

管理会社へのクレーム(苦情)の入れ方として、

「なんとかしてください」

というのではなく、どのような対応をしてほしいのかできるだけ具体的に伝えるようにしましょう。

 

どうしても具体的な解決策が思いつかず「なんとかなりませんかね?」と相談するのは良いと思いますが、「なんとかしてください」だと自分が思い描いていたものとは違う対応をされて「違う、そうじゃない」という事が起こります。

 

具体的にこうしてほしいと要望を伝えれば、できる事であればそのまま対応してくれるでしょうし、出来ない事なら「それは難しいので、こんな対応はどうでしょうか」とその場で擦り合わせができます。

 

管理会社の社員さんも人間なので、どうしていいかわからないという事もあります。

どうしていいかわからないと腰が重くなり対応が遅れがちになりますが、具体的に「こうしてほしい」と言われればすぐに対応してくれたりするものです。

 

管理会社にクレーム(苦情)の連絡を入れる時は、なるべく「具体的にこういう対応をしてほしい」という事を明確にするようにしましょう!

 

管理組合(理事会)への意見を通す方法についてはこちらの記事でお話ししています!

マンション 理事会 意見書
マンション理事会(管理組合)への意見書が無視された!その理由や提案を通す方法とはマンションの理事会(管理組合)に意見書を出したのに提案が無視された…そんな経験はありませんか? 「理事会(管理組合)に意見...

メールや手紙でクレーム(苦情)を入れる場合の書き方

管理会社 クレーム 入れ方

今まさに水漏れが発生しているとか、お湯が出なくなったとか、すぐに対応してもらいたい案件の場合は電話で管理会社に連絡をした方が良いですが、後日対応でも構わない案件はメールや手紙で連絡するのも一つの手です。

 

メールや手紙なら電話で話すよりも感情的になりにくいですし、要点を整理しながら文章にできたり、相手の都合の良い時に読める、日時が正確に記録できる等のメリットがあります。

 

メールや手紙でクレーム(苦情)の連絡をする時も、上でお話ししたポイントを押さえて管理会社に正確に情報が伝わるようにしてください!

共用部管理会社へのクレーム(苦情)の入れ方

管理会社 クレーム 入れ方

さて、ここまでは賃貸でマンションにお住いの方向けにクレーム(苦情)の入れ方をお話ししてきましたが、あなたが区分所有者で、共用部管理会社にクレーム(苦情)を入れたい場合はどうすればよいのでしょうか。

 

個人レベルでクレーム(苦情)を入れて良い案件、理事会を通してクレーム(苦情)を入れた方が良い案件、そもそも共用部管理会社にクレーム(苦情)を入れるのは筋違いな案件もありますので、まずはそこをしっかりと見極めましょう。

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マンション理事会・総会・自治会・管理組合・管理会社の違いマンションを購入すると、多くの方がそれまでの生活ではあまり耳にすることが無かった言葉がよく出てくるようになります。 代表的...

 

立場や契約上正しいクレーム(苦情)を入れているにも関わらず改善されない(例えば、議事録の作成が遅い、理事会が依頼したことをやらない等)時は、その担当者の上司や支店長に話をしてみてください。

 

単にその担当者の経験不足や能力不足によるものであれば、上司が対応するか担当者を変えて対応してくれることがほとんどです。

 

それでも解決しないようであれば管理会社の変更(リプレイス)を検討するしかありませんが、管理会社を変更するだけでは解決できない案件もありますので、一度、経験豊富なマンション管理士等に相談して客観的な意見を求めてみることをおすすめいたします。

 

黒ひつじくん
黒ひつじくん
管理会社の変更(リプレイス)は、他に解決する方法が無い時の最終手段だと思ってください。

なかむーも相談は受けますが、積極的にリプレイスはおすすめしません。

管理会社へのクレーム(苦情)の入れ方まとめ

今回は賃貸でお住まいの場合を中心に、管理会社へのクレーム(苦情)の入れ方やメール・手紙の書き方をお話ししましたが、いかがでしたでしょうか。

 

クレーム(苦情)を入れる前に、賃貸管理会社に言うべきか共用部管理会社に言うべきか、また、正確に伝えるためのクレーム(苦情)の入れ方・書き方に注意する必要があります。

 

ぜひ、今回ご紹介したことを心がけてみてくださいね~!

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